5 tips para rentabilizar la No Disponibilidad de tu motor de reservas

Cómo rentabilizar la no disponibilidad. Así, de primeras, suena a pregunta trampa. Sin embargo, tiene su explicación.

Todos estamos familiarizados, en mayor o menor medida, con el concepto de Business Intelligence (BI), ese conjunto de aplicaciones y herramientas que posibilitan una analítica minuciosa, destinada a optimizar las decisiones y mejorar el rendimiento. Hasta aquí todo claro.

Profundizando un poco más en su acepción, aplicada a la actividad que nos ocupa y, más en concreto, a los motores de reservas, los BI empleados tradicionalmente por los equipos de revenue management de hoteles y cadenas hoteleras, ponen el foco principal en todo lo relativo a las ventas consumadas. Información, por supuesto, de extraordinario valor, que arroja KPIs de obligado estudio: ratio de conversión, número total de reservas, cancelaciones, pernoctaciones, precio medio, revenue generado, fuente de las reservas, franjas horarias, ocupaciones más demandadas, mercados de origen, días de antelación, etc. Habitualmente estos BI permiten también sumergirse en diferentes capas de profundidad, hacer comparativas con respecto a años anteriores y cruzar los datos libremente para obtener tablas y gráficas renovadas.

Pero… ¿y si resulta que nos hemos estado perdiendo indicadores que podrían habernos ayudado a multiplicar nuestro revenue, acercándonos, además, al objetivo de igualar a cero las búsquedas sin disponibilidad en nuestro motor de reservas?

Precisamente, buena parte del esfuerzo que en su momento dedicamos a la renovación integral de nuestro BI se centró, por un lado, en la pretensión de resolver esta cuestión. Por otro, en la necesidad de solventar las peticiones, tanto de nuestros clientes, como de nuestro equipo de revenue managers. El resultado final quedó plasmado en un Business Intelligence que ofrece nuevos niveles de profundidad en lo relativo al control exhaustivo de las ventas, pero también un análisis detallado de la disponibilidad.

Vivimos tiempos de cambios a todos los niveles, incluido el que tiene que ver con los hábitos de los viajeros. El tipo de ocupación, la antelación en la reserva, las tarifas más demandadas o las estancias mínimas se han visto alteradas como consecuencia directa del miedo y de la incertidumbre que han acompañado en todo momento a la pandemia del coronavirus, y puede que tu establecimiento ya no esté poniendo a disposición de tus clientes aquello que realmente esperan encontrar.

5 Tips para rentabilizar tu No Disponibilidad

1. Ocupación: la No Disponibilidad por inexistencia de una determinada ocupación es de las más comunes. Muchos establecimientos hoteleros se sienten cómodos ofreciendo un inventario compuesto por habitaciones dobles, triples y cuádruples. Sin embargo, conocer y analizar el detalle de las peticiones de ocupación puede descubrirles, por ejemplo, la necesidad de cargar y ofrecer habitaciones nuevas, cada vez más solicitadas, como las monoparentales (1+1, 1+2, etc.) u otras ocupaciones múltiples menos habituales (3+1).


2. Tarifas: hemos incidido en más de una ocasión en la importancia de no descuidar las temporadas venideras. Determinados mercados, como el británico, tienen costumbre de reservar con mucha antelación. El indicador de No Disponibilidad por Ausencia de Tarifa te permitirá conocer aquellas fechas para las que tus potenciales clientes están buscando, pero para las que tú aún no tienes tarifas cargadas. Tomarte la molestia de hacerlo evitará que pierdas reservas a futuro por ese motivo.


3. Restricciones: puede suceder que determinadas restricciones de estancia mínima, lejos de beneficiarte, te estén haciendo mucho daño. El contexto y el entorno pueden favorecer cambios de los que no estás al tanto y para los que no estás preparado. Por ejemplo, actualmente hemos constatado que la estancia media se ha reducido, y que muchos viajeros optan por escapadas de 2 o 3 noches en determinadas fechas, probablemente por entender que acarrean un menor riesgo. Corregir los resultados de No Disponibilidad por restricciones de estancia puede ayudarte a convertir muchas consultas en reservas.


4. Cupo: la No Disponibilidad por falta de cupo no significa, necesariamente, que el hotel se encuentre lleno, sino más bien que tienes que preocuparte por "rellenarlo". Conocer, de un simple vistazo, aquellas fechas para las que, en apariencia, no dispones de habitaciones, te permitirá percatarte del error e implementar correcciones, abrir cupo de manera controlada, y seguir aproximándote a la no disponibilidad igual a cero, sin renunciar a tu filosofía de venta.


5. Antelación: con el Módulo de Disponibilidad de nuestro BI podrás analizar minuciosamente la tendencia en lo referente a la antelación de la reserva. Por ejemplo, para trabajar el Last Minute o potenciar el Early Booking. El indicador de No Disponibilidad por antelación en la reserva te ayuda a comprender mejor, y a predecir, la intención de compra de tus clientes, y satisfacer así sus preferencias.

Infografía: 5 Tips para Rentabilizar tu No Dispo, Paraty Tech

Hoy, más que nunca, tan importante es saber cuánto hemos vendido, como conocer cuánto no hemos vendido y por qué. Esta información ya se puede consultar en el nuevo dashboard de disponibilidad, en el que a través de sus múltiples capas, podremos extraer de un modo muy sencillo datos como el número de peticiones totales, cuántas tenían restricciones de estancia, cuántas no ofrecieron disponibilidad y por qué, cuántas no tenían tarifas cargadas, ocupaciones solicitadas, estancias solicitadas, etc.

Con este Módulo de Disponibilidad queremos proponerte una lectura alternativa, invitándote a vigilar la actividad de tu motor desde otro prisma, basada en dirigir la mirada, no solo a las reservas confirmadas, sino a las que, por algún motivo, no llegaron a completarse y se quedaron en meras peticiones. Esa es, precisamente, la principal diferencia de nuestro nuevo Business Intelligence, patente también en su look & feel, pues ahora muestra una vista dividida en dos módulos claramente diferenciados: Ventas y Disponibilidad.

Reflexionemos acerca de la magnitud de la realidad que planteamos: en torno al 25% del total de las búsquedas que realicen los usuarios a través de tu canal directo, no recibirá disponibilidad, debido a diferentes motivos: ausencia de tarifas, restricciones de estancia mínima o máxima, no existencia de la ocupación solicitada, etc. Una problemática que está en tus manos revertir.

Disponer de un BI de Disponibilidad te permitirá conocer los motivos de la no disponibilidad y subsanar los errores que la generan, con sencillas correcciones o, lo que es lo mismo, actuar con el objetivo de transformar tu motor de reservas para darle a tus potenciales clientes exactamente lo que sabes que quieren.