Las cotizaciones y las pre-reservas ya no son un dolor de cabeza

Paraty Tech lanza Call Seeker, un novedoso producto surgido de la escucha activa al sector, con el objetivo de simplificarle a los establecimientos hoteleros la ardua tarea de cotizar reservas, pero que incluye, además, un amplio abanico de funcionalidades de gran utilidad para los departamentos de recepción, ventas, etc.

No hay mejor prueba de la utilidad de una herramienta que haberse beneficiado en primera persona de la misma. En Paraty Tech lo tenemos muy claro, porque como ya hemos comentado en alguna ocasión, casi la totalidad de los desarrollos que comercializamos son empleados habitualmente por nuestros account y revenue managers, encargados también de testearlos y optimizarlos, mucho antes de salir al mercado.

Por ejemplo, Price Seeker o nuestro Business Intelligence, ideados inicialmente para su uso de puertas para adentro, son, actualmente, dos de nuestros productos más apreciados por el gran valor que aportan y, de hecho, siguen jugando un papel muy importante en el día a día de nuestro equipo.

Algo similar ha sucedido con Call Seeker, nuestra más reciente creación. La primera versión de este completo sistema de cotización de reservas y generación de pre-reservas, no era otra cosa que la interfaz con la que se relacionaban los/as agentes de Ring2Travel. Precisamente de su feedback, y de la escucha activa al sector, a menudo en serias dificultades para poder facilitar un precio con garantías por teléfono o vía email, nace la idea de trabajar y pulir este entorno, hasta el punto de transformarlo en una solución autónoma, lista para ofrecérsela a los clientes de nuestro motor de reservas o de nuestro call center.

Qué es Call Seeker

En resumidas cuentas, Call Seeker es una herramienta de cotización de reservas y de generación de pre-reservas, a través de la cual también es posible acompañar al huésped durante todo el proceso de compra hasta completar la reserva. Ahora bien, las posibilidades que ofrece son muchas más y, de algún modo, termina comportándose también como una especie de CRM, gracias a su integración con nuestra extranet, en la que quedan recogidos todos los pasos asociados a cualquier solicitud de precios procedente de clientes potenciales del hotel: cuándo se hizo, cuál fue la petición, quién la atendió, qué precio se dio, durante cuánto tiempo se conservó la oferta, si se terminó completando o no, etc.

Principales funcionalidades

Antes de entrar de lleno en lo que sería un proceso de cotización como tal, de primeras, el menú de la herramienta, con un solo clic, permite:

• Visitar la web oficial del hotel
• Consultar su ficha
• Acceder a la sección de ofertas
• Gestionar una reserva

Accesos directos rápidos que facilitan la resolución de consultas sencillas y tareas simples habituales, como cancelar o modificar una reserva, siempre que las condiciones de la tarifa asociada lo permitan.

Lo verdaderamente interesante llega, en cualquier caso, cuando un posible huésped contacta con el hotel para pedir una cotización. Por medio de la sección del menú “Motor de reservas” la persona que atienda la solicitud podrá realizar la consulta en tiempo real, configurando los parámetros que se le indiquen y haciendo uso de diversos filtros:

• Filtros estándar: fecha de entrada, fecha de salida, número de habitaciones, código promocional, número de adultos y número de niños. Los parámetros estándar de cualquier motor de reservas.
• Filtros adicionales: puede seleccionarse el mercado en el que se quiere hacer la consulta, para acceder a los precios reales del país de origen del solicitante, y seleccionar el idioma de la misma (importante para hacer llegar la pre-reserva en la lengua natural del solicitante).
• Filtros especiales:
  • Ignorar estancia mínima: si al hotel le interesa, puede marcar esta casilla para que la búsqueda devuelva resultados, con independencia del número de noches seleccionadas.
  • Ignorar disponibilidad: haya o no disponibilidad, la búsqueda devolverá resultados para poder consultar el precio para las fechas y parámetros introducidos.
  • Mostrar la tarifa móvil: es habitual cargar ofertas o tarifas especiales en función del dispositivo, y esta casilla permitirá realizar la consulta teniendo en cuenta los precios que se muestran en dispositivos móviles.

Una vez se hace clic en “Buscar”, se despliegan los resultados de acuerdo a los parámetros introducidos. Seleccionada la habitación y los posibles servicios adicionales, se alcanzaría el último paso del proceso, en el que se insertan los datos del huésped, y se habilitan otras opciones muy interesantes:

• Precio manual: imaginemos que la persona que ha contactado con el hotel asegura haber encontrado un precio más barato en Booking.com. Esta opción permite al personal del hotel modificar el precio manualmente (por habitación o por estancia) para igualar la oferta de la OTA, e introducir en un campo de comentarios el motivo al que atiende dicho cambio de precio. En cualquier momento podrá también restaurar el precio original con un solo clic.
• Vigencia de la pre-reserva: por defecto, la pre-reserva permanece activa durante 48 horas, aunque es posible modificar al alza (aumentando el número de días) o a la baja (reduciendo el número de días o incluso de horas) este periodo de tiempo desde la sección de Cotizaciones de Reservas de la Extranet.

• Bloquear cupo: durante el periodo de validez de la pre-reserva puede suceder que el hotel venda todas sus habitaciones. La casilla “Bloquear Cupo” garantiza la disponibilidad de la habitación seleccionada hasta que caduque.
• Bloquear precio: también puede suceder que desde el momento en que se realiza la consulta hasta que el huésped decida completar la reserva, los precios del hotel, para los mismos parámetros de búsqueda, hayan cambiado. Mediante la casilla “Bloquear Precio” se le podrá respetar al huésped el mismo precio mientras la pre-reserva esté activa.
• Crear pre-reserva y generar email de cotización: una vez está todo definido, se genera la pre-reserva, que quedará recogida en el apartado de Cotizaciones de Reservas de la Extranet y, si el huésped lo desea, se le puede hacer llegar la cotización en un email que contendrá un enlace para retomarla desde el último paso, con todos sus datos ya introducidos (siempre que los haya facilitado durante la consulta). El enlace funcionará durante el periodo de vigencia configurado por el hotel (48 horas si no se modifica manualmente). El propio personal del hotel podrá también recuperar la reserva para completarla desde la Extranet (en caso de que el huésped vuelva a ponerse en contacto y así lo demande).
• Integración con pasarela de pagos: todas las modalidades de pago que tenga habilitadas el hotel estarán también disponibles desde Call Seeker, incluyendo Paraty E-Payments, nuestro sistema de cobros, que permite hacerle llegar al cliente un enlace para el pago mediante tarjeta de débito o crédito.
• Integración con el Club de Fidelización: si el hotel dispone de un programa de fidelización, desde Call Seeker se podrá acceder con los datos del huésped o incluso darlo de alta para que pueda beneficiarse de las ventajas asociadas al mismo.

Call Seeker está ya disponible para todos los clientes de Paraty Tech y/o Ring2Travel y próximamente impartiremos un webinar para mostrar la herramienta en acción. Entre tanto, podéis poneros en contacto con vuestro account para solicitar más información.